Por dónde empiezo para organizar un archivo??

Es la pregunta que nos hacemos todos cuando nos entregan las llaves de nuestra hermosa área de trabajo... jajaja

En mi caso por ejemplo fue: "Jenny Bienvenida, mira estas son las llaves y estas son las cajas... buena suerte¡¡¡¡". No les voy a negar que al ver mis 2000 cajas iniciales (aun las recuerdo con cariño) se me aguaron los ojos de la "emoción" y del miedo paralizante de ver esas masas de papel apiladas jajaja...

Una compañera de otra sede, me miro con compasión y me dió el mejor consejo: Jenny, no te preocupes igual no lo vas arreglar en 1 día... jajajaja. Así que esa es mi primera recomendación, CALMAAAA¡¡¡¡ así tengan ganas de salir corriendo, los papeles no se los van a comer. Pero eso si, tomen fotossss antes, debemos mostrar algo en el siguiente informe de gestión. ;)

Agarren Escoba y Trapero

Aunque parezca lógico, mi segunda recomendación es limpiar nuestra área de trabajo, quien puede trabajar entre el mugre???

Esta labor es sumamente importante, nos permitirá evacuar aquellos elementos que no tienen nada que ver con nuestro archivo, liberar espacios, hacer un reconocimiento inicial de la documentación, identificar asuntos "escondidos", hacer una clasificación inicial de la documentación, organizar áreas de trabajo y apropiarnos de nuestro archivo.

Cabe mencionar que es importante tomar medidas acatando normas de SST (seguridad y salud en el trabajo) y de protección personal al realizar esta labor, contar con batas, gorros, guantes e implementos de desinfección, nos ayudará a evitar problemas de salud y posibles accidentes laborales.

La ejecución de esta actividad nos dará la pauta para realizar después un diagnóstico más a detalle que es la tercera recomendación.

Diagnóstico Inicial y Diseño de Plan de Acción

El Archivo General de la Nación de Colombia, posee bastante bibliografía y recomendaciones para realizar un diagnóstico inicial, que nos indicará en donde debemos invertir mas esfuerzo y atención para subsanar los problemas encontrados. Hacer una priorización de estas necesidades nos ayudará a darle un norte al plan de acción que se diseñe.

Además es super importante que este plan de acción sea avalado por nuestros superiores, para que podamos tener acceso a recursos físicos, financieros y humanos para adecuar nuestro archivo para que sea funcional a la empresa.

Bueno, ahora manos a la obra y buena suerte¡¡¡¡¡¡