Algunos Datos Sobre Reglamentación Técnica y Legal en Gestión Documental

Para el desarrollo de este tema, se tendrá como referencia la normativa archivística colombiana, que se viene desarrollando de manera regulada desde la promulgación de la Ley 594 del año 2000 Ley General de Archivos en este país, aunque, existe normativa más antigua que se hizo de manera aislada.

Esta norma que abrió el camino a una serie de reglamentación especifica, que orientó los esfuerzos en la materia en dicho país. Siendo el país que mayor normativa ha emitido en temas de Gestión Documental y Archivística en la Región. 

Los elementos normativos hacen parte de la Plataforma Jurídica, refieréndose a la normatividad reglamentaria nacional aplicable en las instituciones dependiendo si son públicas o privadas, así como también a las políticas internas que se manejan. En la actualidad se han emitido Leyes, Decretos, Resoluciones, Acuerdos, Circulares Internas AGN y Conceptos. Para dar una idea de las normas manejadas en Colombia y los temas que abarcan, se realiza una pequeña descripción de algunas de ellas, organizadas por año de emisión, por si desean profundizar en su consulta.

• Acuerdo 07/1994, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, expidió el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico en el País.

• Ley 527/1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Comercio electrónico.

• Ley 594 /julio 14 de 2000, se dictó la Ley General de Archivos y otras disposiciones, la cual tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística en las entidades públicas y las privadas que presten un servicio público. Acuerdo 46/2000 AGN, procedimiento para la eliminación de documentos.

• Acuerdo 47/5 mayo 2000 AGN, “Acceso a los Documentos de Archivo” y “Restricciones por razones de Conservación”

• Acuerdo 49/5 mayo 2000 AGN, “Conservación de documentos” y “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”

• Acuerdo 60/30 octubre 2001 AGN, estableció pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

• Acuerdo 42/2002 AGN, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

• Acuerdo 002/2014 AGN, por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 006/2014 AGN, se establecen los criterios generales para la formulación del plan de conservación documental y plan de preservación digital a largo plazo, así como la responsabilidad de las entidades sujetas al ámbito de aplicación para su implementación y control.

• Decreto 1080/2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Titulo II, Capitulo V.

• Resolución 8934/2014, por la cual se establecen las directrices en materia de Gestión Documental y Organización de Archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las siguientes, son algunas de las normas de carácter técnico establecidas por la ISO (International Organization for Standardization) que se establecen como guía funcional para el desarrollo de los procesos de Gestión Documental.

• NTC ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de Documentos. Generalidades. Regula la Gestión de Documentos que producen las organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines externos o internos.

• NTC ISO 15489-2. Información y documentación. Gestión de Documentos. Guía. Es una guía para la implementación de la norma NTC-ISO 15489, para uso por parte de profesionales en Gestión de Documentos e Información, y para quienes tienen a su cargo la Gestión de Documentos e Información en las organizaciones.

• ISO 16175-1, 16175-2, 16175-3. Principios y requisitos para documentos en entornos de oficina electrónica.

• MOREQ. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.