Consideraciones Antes de Empezar a Organizar...

Cuando se está enfrentado a una tarea como la de organizar la documentación de una Entidad, se debe estar consciente que se van a tomar decisiones, que podrían afectar de algún modo el desempeño de la Organización. Por esto, esta tarea debe ser tomada con responsabilidad, objetividad e integridad.

Al principio todos me preguntaban: Jenny, qué hace una Ingeniera Industrial en el Archivo?, yo solo me encogía de hombros y contestaba que fue en el área en donde me dieron la oportunidad de iniciar mi carrera laboral. Yo sé que no era la respuesta más afortunada que se me pudo ocurrir, pero debo decir, que en mis inicios no sabia nada de esta hermosa disciplina, y "caí" en este terreno laboral prácticamente sin explorar, por cosas de la vida.

Me abrí a la posibilidad de conocer todas sus bondades y retos; y el ser Ingeniera Industrial me permitió descubrir a medida que pasaban los días, que todos estos papeles estaban estrechamente relacionados con los procesos de la empresa, y que eran la evidencia de su ejecución. Descubrí, que los papeles me permitían conocer todos aquellos procesos de la compañía en los cuales no me habían dado la oportunidad de incursionar, pero que ya entendía a la perfección, incluso hasta los funcionarios de otras área me preguntaban en donde podrían encontrar información de sus propios procesos.

Y así empecé a ser "Archivista" y ver a la Archivística como un componente dinámico dentro de las Organizaciones, que brinda respaldo y soporte a las operaciones diarias, que puede ser enlazado a otros procesos como al tema de Calidad y que ya no debe ser considerado como un área aislada de la administración.

Así bien, se debe considerar que para iniciar cualquier labor, deben haber unas instrucciones iniciales, una inducción como la que dan cuando ingresamos nuevos a las corporaciones, no como la que me dieron a mi... jajaja y que describí en un articulo anterior... Estas inducciones, enmarcan a los funcionarios en temas generales sobre la misión, visión, objetivos y en otras áreas pueden darles una lecciones iniciales estructuradas acorde a los procedimientos específicos diseñado por la empresa y que están muy bien documentados.

Pero la mayoría de los archivistas por lo general no contamos con esa suerte, en la mayoría de las veces somos nosotros los que tenemos que llegar a establecer lineamientos sin ningún apoyo, porque, quien apoyaría a los "desordenados del archivo", donde esta área es conocida como los "huecos negros" de la Organización, en donde entran los documentos pero jamás se encuentran. Acá, empieza la tarea titánica...

Diseñando un Marco Normativo y Funcional

El diseño de lineamientos y directrices es primordial, siendo estas las que dan soporte y orientación al sistema de gestión documental. Estos lineamientos pueden ser clasificados en 6 plataformas (que son sugeridas), enfocadas todas en asuntos puntuales y de esta forma dar un norte al sistema:

Plataforma Jurídica: investigación de Normativa vigente que regula la disciplina a nivel nacional, leyes, decretos, acuerdos, circulares AGN, entre otras.

Plataforma Técnica: identificación y diseño de procedimientos para la organización documental y temas relacionados como reglamentos, formatos, controles, manuales, e instructivos, que soporte las operaciones diarias de las áreas de archivo y correspondencia.

Plataforma Administrativa: adopción de la normativa e institucionalizar comportamientos sobre cultura archivística.

Plataforma Estratégica: aplicación del ciclo PHVA, propender hacia la mejora del sistema de gestión documental enlazándola con otros sistemas como son los de Calidad y TI.

Plataforma Logística: diseño de estrategias para planeación, consecución y optimización de recursos humanos, financieros e instalaciones.

Plataforma Tecnológica: análisis de recursos tecnológicos existentes con los que se cuenta, diseño, adquisición e implementación de nuevas tecnologías de software y hardware.