Principios de Organización Archivística 2

Niveles de Control

No es un principio como tal, más bien es una forma de aplicar los principios de procedencia y de orden original en el procesamiento técnico de la documentación.

La ordenación, en la procedencia pretende reflejar la documentación de acuerdo a la estructura jerárquica de las oficinas, mostrando cuales son las oficinas de mayor jerarquía y cuales son sus subordinadas. En cambio, en el orden original muestra la forma en que se integran los documentos dentro de las diferentes series, como se relacionan con otras agrupaciones y como forman parte de un sistema de archivo general.

Como mencionamos en el articulo anterior, los "Niveles de control" fueron ideados por archivistas norteamericanos, quienes recurrieron a estos niveles jerárquicos para manejar fondos documentales voluminosos. Este concepto hace referencia a la agrupación y descripción de los cuerpos documentales de manera progresiva y continua, desde el más extenso y general, hasta el más pequeño y especifico; subdividiendo las dependencias físicamente y haciendo la descripción jerárquicamente por oficinas, procesos, actividades, funciones.

Cada una de las etapas sucesivas es considerada un nivel de control diferente, donde cada nivel tiene características diferentes de administración, procesamiento y recepción; de acuerdo a los recursos y prioridades.

La clasificación de los documentos dependen del enfoque archivístico que se considera en la conformación de los niveles de control, los cuales pueden ser modificados pero no reemplazados.

Estos Niveles deben conservar la integridad de los grupos documentales.

Descripción Colectiva

El principio radica en realizar la descripción de cuerpos documentales de manera colectiva, en vez de realizarlo por documento. Se busca es proveer un panorama general del contenido de la agrupación a modo de guía, sin llegar al detalle del contenido especifico de los documentos que proporcionaría un inventario.

Los archivistas deben obtener información examinando la totalidad del cuerpo documental estudiando el contexto en que fue creado. Shellenberg vincula la descripción colectiva con los niveles de control, la descripción empezaría con el nivel mas alto (o masa documental más grande) y continua hasta las subdivisiones más específicas.

Esto mismo lo vemos reflejado en las estructura que maneja las normas ISAD-G, en donde se busca hacer una descripción en cada uno de los niveles de análisis, donde todas las descripciones de las series, están vinculadas a la descripción colectiva del fondo por su historia. Por tal razón. la descripción colectiva, pueden considerarse como un método eficiente y apropiado para lograr el control intelectual de los documentos.

La descripción Colectiva , deliberadamente, procura mostrar el bosque en vez de los árboles. Shellenberg

La procedencia, el orden original, los niveles de control y la descripción colectiva conforman los pilares de un sistema de organización estructurado y coherente para los archivos. Los archivistas pueden mantener la estructura y la descripción teniendo en cuenta las características colectivas de los documentos y sus creadores en cada nivel, teniendo como plus, que podrán agrupar los cuerpos documentales en las mismas descripciones, sin tener como limitante la ubicación física.