¡Problemática de los Archivos, Sálvese quien pueda!

Para dar inicio, haremos referencia a una frase de Philip Ward:

“El futuro es un vacío y el presente una realidad efímera que pertenece instantáneamente al pasado. Nuestro patrimonio es todo lo que sabemos de nosotros; lo que conservamos, nuestro único documento. Ese documento es nuestro faro en la oscuridad, la luz que guía nuestros pasos”.

Para mi gusto es una frase demasiado optimista y hasta romántica si la analizamos, al ver la situación y el estado actual de los archivos dentro de las Empresas de nuestro país, veremos que no hay nada de luces iluminando y que más bien ha sido un camino lleno de baches, obstáculos y apatía.

Pero se le abona a Ward que tuviera la intensión de enviar un mensaje que contribuye a la sensibilización para la creación de una cultura archivista, considerando que los documentos que diario cruzan por nuestras manos tienen una misión para el futuro.

Los que llevamos años en el tema de la archivística, tenemos mil historias de terror y de humor de todas las veces que nos ha tocado intervenir un archivo en desorden, desde la solicitud de una carpeta/documento que nadie encuentra, requerido para contestar una demanda hasta el hallazgo de los elementos más inverosímiles, desde llantas de auto, adornos navideños, sustancias requeridos para manufactura hasta los cuadernos de preescolar de los hijos del presidente de la empresa.

A diario se evidencian problemas dentro de las organizaciones con escenarios como los que vemos en la imagen, causado por no tener sus documentos organizados y recuperables, pero que nadie reconoce esta situación hasta que no aparece el "dichoso papel", que seguramente Morfi escondió para matarnos las lombrices a todos por el susto... demuestran la falta de compromiso y la falta de inversión financiera por mantener el patrimonio documental.

Estos "desordenes monumentales" no solo generan la parálisis de toda una compañía sino también:

-El no acceso a la información, ocasionando retrasos en las labores administrativas.

-Perdida de documentos e historia institucional, resultado de la falta de control sobre los documentos.

-Demandas, por no tener los documentos a disposición.

-Focos de corrupción, no hay libre acceso a la información.

y la vaciada del Jefe... así que sálvese quien pueda...