Diagnóstico para Archivos, una herramienta fundamental.

El diagnóstico es un estudio previo a toda planificación. Consiste en la recopilación de información, su ordenamiento y su interpretación. Es analizar un sistema y comprender su funcionamiento, con el objeto de proponer cambios a corte a la Empresa y cuyos resultados sean viables a la mejora.

El diagnóstico comprende 4 aspectos a evaluar:

1er Aspecto. Reseña Administración y Servicios. En este aspecto se realiza la identificación de la entidad a la que pertenece el archivo, misión que cumple la entidad. Incluye información básica del archivo, fecha de conformación, ubicación geográfica y dirección entre otros datos.

Indaga sobre la administración del archivo, ubicación en la estructura, manuales, presupuesto y recursos, compra de materiales y equipos, datos acerca del responsable archivo y perfil de las personas asignadas a la dependencia. además de otra información respecto a la cobertura y el tipo de servicios que presta el archivo, número de usuarios que atiende, condiciones de consulta y servicios.

Objetivo: hacer la identificación de las diferentes estructuras organizacionales de la empresa durante su funcionamiento, funciones de cada oficina productora y evolución institucional.

2do Aspecto. Infraestructura, Edificio y Archivo. Considera datos de la construcción del archivo, contexto climático, estado del inmueble, área construida, ubicación urbana.

Objetivo: identificar falencias y condiciones de los depósitos de archivo en temas de infraestructura.

3er Aspecto. Entorno Físico Documentación. Nivel donde se encuentra el archivo dentro del edificio, número de depósitos, áreas con las que cuenta el archivo, condiciones de seguridad, planes de prevención, detectores de incendios, brigadas, planes de evacuación, señalización, vigilancia y acciones a emprender con la documentación en caso de desastre.

Objetivo: Evaluar estado físico de la documentación.

4to Aspecto. Organización Documentación. Indaga sobre las condiciones de almacenamiento y tecnología de la documentación, cantidad de documentación (metros lineales), muebles, organización de la documentación , instrumentos de consulta, cronogramas de transferencia, tablas de retención, eliminación y perdidas, presencia de hongos, insectos y roedores, actividades de preservación y conservación, preparación física de la documentación, foliación, empaste, información sobre documentos que están en depósitos en otras locaciones, su organización, tipo de estantería, servicios que presta, m2 del deposito, cantidad de documentación que custodia.

Objetivo: conocer la organización previa que se le dió a la documentación desde la oficina productora, es decir, determinar el grado de “organización” de la documentación así en apariencia se visualice “desorganización” del fondo.

Durante la fase de elaboración del diagnóstico, se requiere, hacer la planeación de otras actividades encaminadas a la preparación de licitaciones para la compra de materiales y proyección de recursos para los archivos, para lo cual, se hace indispensable determinar el volumen de documentación de los fondos a intervenir. Con frecuencia los archivistas se enfrentan a grandes cantidades de documentación para medición, teniendo inconvenientes en la elección de la mejor metodología que determine los resultados más exactos.