Algunos Conceptos Básicos...

Siempre es útil tener alguna terminología clara para ejecutar nuestro trabajo, sobretodo si estas de "nuevo" en esta área.

Claro que debes primero es conocer la empresa en la que trabajas y la manera en que ejecuta sus procesos (algunas proporcionan inducciones corporativas), que te pondrán en contexto y te dará una ventaja en el momento de intervenir la documentación.

Si necesitas explicaciones adicionales, solicita ayuda a los jefes de departamento, que te proporcionen información a cerca de la documentación que tienen a cargo y sobre las "peculiaridades" que existe respecto ella.

Ahora te daré unas definiciones básicas, si quieres profundizar puedes remitirte al banco terminológico del AGN Colombia, un sitio que no te puedes perder.

Archivo: Es el ordenamiento metódico y adecuado de los documentos para su conservación y consulta.

Archivo Central: Unidad Administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez ha finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Archivo De Gestión: Aquel en el que se reúne la información en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.

Archivo Histórico o Inactivo: Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central y que por decisión del correspondiente Comité de Archivo debe conservarse permanentemente, dado el valor probatorio que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y sub-sección) de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad.

Confidencialidad: Niveles de confidencialidad de la información y documentos establecidos, esta puede ser Público externo, Público Interno, Interno Controlado y/o Interno Confidencial.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y transferencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

Depuración: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.

Disposición Final: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

Documento de Archivo: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, que constituya un testimonio de la actividad de la Organización.

Documento De Apoyo: Es aquel documento de carácter general (Leyes, Decretos, Resoluciones, Manuales, Instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las Series documentales de las oficinas.

Eliminación: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

Expediente: Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora, y relacionados con un asunto, reunidos en una carpeta y que constituyen una Unidad Documental.

Fechas Extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

Ordenación: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto, relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad – orden, establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas agrupados dentro de las Series.

Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una Unidad Administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales (Tipos documentales) de estructura y contenidos homogéneos, generados o recibidos por una dependencia en ejercicio de sus funciones.

Sub-serie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una Serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la Serie por los Tipos Documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Tablas De Retención Documental: Listado de series documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo indicando la función, tipo de información, nivel de seguridad, tradición, ordenación, normatividad de los documentos producidos y tramitados por las unidades administrativas. Es una herramienta que permite optimizar la administración de los documentos y de la información de una empresa, facilitando su manejo y contribuyendo a la racionalización de la producción documental.

Tiempo De Retención: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central. Esta permanencia está determinada por la validación derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas y se evidencia en número de años.

Tipo Documental: Mínima unidad documental que conforma un expediente.

Transferencia Documental: Traspaso físico de los documentos, en sus respectivas unidades de conservación, que cumplen su período de gestión en cada una de las etapas del ciclo y que se debe realizar periódicamente desde los archivos de cada dependencia hasta el Centro de Administración de Documentos, teniendo en cuenta los tiempos de conservación establecidos en las Tablas de Retención Documental y el Cronograma de Transferencias.

Unidad Administrativa: Unidad Técnico – Operativa de una compañía o institución.