Los Archivos y la Importancia de su Organización

Uno de los grandes problemas que presentan la mayoría de los archivos de las Entidades, es la desorganización de los documentos, debido a la carencia de elementos teórico - prácticos en el quehacer archivístico.

Una definición del término Archivo es la que hace el Archivo General de la Nación de Colombia, en el Reglamento General de Archivos que estableció con el Acuerdo 007 del 1994, el cual reza:

“Archivo es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir como fuentes de historia”

Lo anterior, destaca que un Archivo no es solo un depósito donde se acumulan documentos, sino que refleja el verdadero sentido del mismo, que es el de controlar y servir, dando a los usuarios información de manera adecuada y oportuna, para lo cual es necesario organizar los documentos atendiendo los principios rectores de la archivística moderna.

La organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr la eficacia y la modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las Entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio de su existencia, sino el referente para la toma de desiciones.

En nuestro día a día, es frecuente usar con mucha regularidad las palabras organización y ordenación como sinónimos, para diferentes labores. Pero hablando de la labor archivística, debemos tener en cuenta que implican cosas totalmente diferentes.

La organización es un término general que implica la concentración de varias etapas para llegar a ella, es decir la organización es un resultado del proceso de las etapas de clasificación, ordenación y descripción ejecutadas de manera complementaria, posterior a la fase de identificación o Diagnóstico.

La organización se podrá comprobar verificando cada una de las herramientas archivísticas desarrolladas durante los procesos, además de la observación física de los acervos documentales, en la calidad de los servicios de atención de consultas y recuperación de la información, en los cuales deberá existir conexión y ser fiel reflejo entre la ejecución de los procesos de organización con los principios archivísticos aplicados, con el único objetivo de lograr la recuperación de la información.