PATRIMONIO DOCUMENTAL

Vázquez destaca que Patrimonio “es el conjunto de bienes que recibimos de nuestros antecesores, que nosotros utilizamos y procesamos, para pasarlo enriquecido a la generación siguiente” (Vázquez, 1992). Refiriéndose con el término “bienes”, a que se contemplan objetos físicos, jurídicos y culturales, y que constituyen una “herencia”.

Para la UNESCO, un documento es “aquello que consigna algo con un propósito intelectual deliberado”; y la Norma ISO 15489-1:2001, define Documento como “Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad” (International Organization for Standardization, 2001) .

En las anteriores definiciones se puede detectar que un documento consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporte en el que se consigna.

Así bien, Patrimonio Documental Archivístico es el conjunto orgánico de documentos que han sido producidos a lo largo de la dinámica de la actividad humana y que se han recibido del pasado, contando con una variedad de formas y características.

Más que Simples Papeles¡¡¡

Los documentos se constituyen en una parte importante y relevante para la memoria colectiva de una comunidad, nación, región o sociedad, reflejando la diversidad de costumbres, culturas e idiomas, siendo los portadores de nuestra identidad y alimento de la memoria sobre hechos significativos, consagrándose como evidencia del legado de la humanidad.

La situación de los archivos vivida día a día y el olvido del patrimonio documental dentro de las entidades en la actualidad, es realmente alarmante y hasta vergonzoso. La falta de directrices claras respecto al tema, ha llevado a la acumulación indiscriminada de documentos y ante el desconocimiento de una metodología normalizada de cómo abordarlos, se ha convertido en un verdadero problema para las entidades.

Es entonces que surge la pregunta:

¿Cuáles son factores son los que impiden el correcto abordaje del tema?

Esto lo podemos resumir en los siguientes aspectos:

• El No compromiso de la alta dirección con el tema documental de la entidad.

• Conocimiento insuficiente de la institución, sus procesos y documentación, por parte del personal encargado de los archivos.

• Falta de Experiencia e Improvisación, por parte del personal encargado del patrimonio documental de la empresa. Al no contar con personal con la suficiente experticia para desempeñar las labores archivísticas, de acuerdo a las necesidades de la entidad.

• Malas Prácticas llevadas a cabo dentro de las empresas respecto a la documentación desde su creación. La acumulación sin ningún orden de clasificación, ni normativa corporativa que regule los documentos desde su producción.

• Incertidumbre y miedo en el momento de otorgar responsabilidades en temas archivísticos, cualquier toma de decisión genera dudas llevando a toma de medidas incorrectas.

• Despreocupación y negligencia respecto al tema documental, por ser un proceso de soporte y no misional, los altos mandos no prestan mucha importancia hasta que no se presentan problemas legales o sanciones que afectan a la entidad.

• Falta de recursos destinados a los procesos documentales, al no impactar directamente sobre los sistemas productivos de las entidades, son rezagados los presupuestos y proyectos destinados a la mejora de estas áreas.

• Bibliografía con diferentes enfoques, que llevan a ambigüedades en la práctica. No son de fácil entendimiento y aplicación, debido a la diversidad en las operaciones de las entidades, en sus procedimientos y tipos de archivos, los sistemas de clasificación de la documentación difieren notablemente.

Consideremos que el 94% de la información generada por el hombre se encuentra almacenada en soporte papel y de unos años para acá han surgido el soporte digital. Pero la falta de cuidados en este antiquísimo soporte, sumado a otros aspectos como su composición y manipulación, se puede ver afectado por diversos factores biológicos, químicos y mecánicos, como son: moho, bacterias, ratas, insectos (cucarachas, escarabajos, piojos, termitas, pececillos de plata) y el hombre mismo; todo esto han producido pérdidas catastróficas en el patrimonio documental alrededor del mundo durante siglos.