Técnicas de Medición de Archivos 1

Un Metodología Indispensable para la Proyección de Espacios y Elaboración de Proyectos para Archivos.

Ante esta inquietud de como realizar estimaciones de recursos para las áreas de Archivo, el Archivo General de la Nación de la República de Colombia (AGN Colombia), decidió emprender un estudio técnico en compañía con el Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC, para desarrollar una norma que estableciera diferentes metodologías y pautas que facilitaran esta labor a los archivistas, es así como se creó la Norma Técnica Colombiana NTC 5029 Técnicas para la Medición de Archivos.

Se debe mencionar que el ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado en Colombia para lograr ventajas competitivas en los mercados internos y externos.

A Contar se Dijo¡¡¡

El personal a cargo del desarrollo de esta norma, tomó documentación de distintos periodos (documentación en papel antiguo y moderno de gramaje 75), para hallar la cantidad de folios por metro lineal, contaron folio por folio por ser el método más exacto, considerando diferentes formas de almacenaje: legajos o atados, carpetas, cajas de archivo u otras unidades de conservación), obteniendo los resultados que se presentan a continuación:

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Tipo de Papel

Unidad de Conservación PFM* PFM3**

Documentos Antiguos (1550-1900)

Legajo 7000 98000

Carpeta 6800 95200

Caja de Archivo 4800 67200

Otros no Archivísticos 6450 90300

Documentación 75gr

Legajo 9450 132300

Carpeta 9000 126000

Caja de Archivo 6300 88200

Otros no Archivísticos 8700 96000

*PFM: Promedio de folios por Metro

**PFM3: Promedio de folios por Metro Cúbico

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La Norma Técnica Colombiana 5029 hace referencia a tres métodos de medición que vale la pena mencionar:

Método 1

Para Archivos Pequeños, que estén organizados en estantería.

• Hacer la medición de un metro lineal.

• Escoger uno al azar y contar FOLIO por FOLIO.

• Multiplicar el resultado por los metros lineales.

Método 2

Se usa para archivos de mayor tamaño.

• Deben estar organizados en estanterías.

• Tolerancia 10%.

• Se usa la formula: Q= #mts. Lineales X PFML.

Método 3

Se usa para archivos de mayor tamaño.

• No están organizados en estantes.

• Se mide por medio del volumen que ocupan.

• Tolerancia 10%

• Se usa la formula: Q=# mts. cúbicos X PFMC

El método más confiable para medir un fondo es contando folio por folio, pero también es muy dispendiosa y prácticamente imposible hacerlo en fondos con grandes volúmenes, por la diversidad de soportes, unidades de conservación de distintos tamaños y formas de almacenamiento.

El reto es determinar un método que permita medir los archivos a intervenir y que esta medición otorgue un dato confiable, lo más cercano a la realidad.