Técnicas de Medición de Archivos 2

Cuando la documentación no se encuentra dispuesta en estantería y está acumulada en cajas, costales, bolsas, sueltos u otra forma de almacenamiento no convencional, es difícil determinar el número de metros lineales y por lo tanto el número de folios, por lo cual se hace necesario recurrir a otras técnicas. Por lo tanto, es importante establecer en qué forma geométrica está dispuesta (cubo, paralelepípedo, cono) y utilizar fórmulas matemáticas para conocer el volumen ocupado por estas formas.

La norma 5029 considera las siguientes fórmulas para el cálculo de volúmenes, de acuerdo a la forma que tenga nuestra "montaña de papeles".

• Volumen Cubo= a^3

• Volumen Cono Recto= (Pi*r^2*h)/3

• Volumen Cono Recto Truncado= (Pi/3) (R^2+r^2+Rr)*h

Cuando ya se conocen datos de medida de los fondos acumulados, es útil saber cómo transformar estas medidas a otras unidades, si es requerido para otras actividades, como informes, presupuestos, licitaciones, cotizaciones, venta de material de reciclaje, entre otros.

Es por eso que la norma NTC 5029 crea la siguiente tabla con las equivalencias para hacer estas conversiones de medidas, de manera práctica y sencilla.

Ya superada la etapa de Diagnóstico donde adquirimos todo el conocimiento acerca de la evolución de la entidad, del estado físico y del volumen de documentación a intervenir, ya estamos listos para pasar a la organización de la documentación.

Durante esta labor se desarrollaran tareas que se deberán hacer simultáneamente e implementar acciones complementarias, que nos proporcionarán más información del fondo, así como de su contenido, fechas extremas y la determinación de su valor como Patrimonio Documental.