Principios de Organización Archivística 1.

En artículos anteriores, les he estado compartiendo, algunos aspectos a considerar antes de emprender cualquier tarea de Organización Documental. Todos estos aspectos nos ayudarán a darnos un panorama de la situación que debemos enfrentar, además de ayudarnos hacer la identificación de "particuliaridades" de nuestro archivo y que podrían impactar en su Ordenación.

Además de esto, debemos conocer los principios rectores, en los cuales está basado el procesamiento archivístico, estos son: Principio de Procedencia, Orden Original y Descripción Colectiva, desarrollados en Europa en el siglo XIX. También, los archivistas norteamericanos han aportado el concepto de "niveles de control" que ayuda a la ampliación del alcance de la ordenación y descripción.

Los principios más conocidos de la Organización archivista están direccionados al respeto al Origen y al Orden Natural de los documentos los cuales son establecidos desde la oficina productora. Pero, los cuatro (4) principios juntos, integran un sistema coherente par organizar archivos y manuscritos, para que cumplan la función de servir.

Principio de Procedencia.

Esta vinculado al sujeto autor o productor (Persona Jurídica o Persona Natural).

Cada documento debe estar ligado aun fondo documental del cual procede. Está ligado y corresponde a un hecho en especifico, nos señala que el documento cumplió una tarea particular en su momento de trámite para el productor, por lo cual debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y a su vez, debe mantenerse la integridad y el carácter seriado de los documentos.

Este principio es válido para archivos históricos y administrativos, ya que para desarrollar el proceso de organización, debe reconstruirse la historia de la institución que los produce identificando las dependencias y sus funciones, integrando entorno a estas los documentos agrupados en series.

Es primordial tener presente que los documentos de diferentes Fondos no deben mezclarse y el conocimiento de la procedencia de los documentos permite entender e interpretar la información proporcionada en ellos.

Para la aplicación del principio de procedencia se debe considerar los siguientes aspectos:

• Identificación del nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

• Reconstrucción de la estructura jerárquica de la Entidad productora.

• Identificación de las funciones y actividades especificas de cada dependencia.

Las ventajas de este principio son:

• Proteger la integridad de las agrupaciones documentales.

• Ubicar acertadamente el documento en el Fondo, de acuerdo a la actividad o función que la generó. Es aplicable a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivístico.

El respeto a la procedencia facilita una organización archivística sencilla y una descripción simple del archivo, ya que esta relación con las funciones de origen es la que más evidencia proporciona sobre el contenido del fondo documental. 

"Los Archivos son de quien creó los documentos, por lo tanto NO deben ser mezclados con los creados en otros Fondos"

Principio de Orden Original o Histórico.

Consiste en la relación de orden en el cual se conservan los documentos dentro de la serie, de acuerdo a la secuencia que originó el expediente en su creación, según como avanzaron los trámites, actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa del asunto que lo originó, por lo tanto, la disposición física de los documentos debe realizarse de la misma manera, hace hincapié en el respeto del orden natural de los documentos ya que es resultado de una relación de causa-efecto.

El AGN de Colombia, en su libro de Organización y Descripción de Archivos y Manuscritos, una adaptación del libro de Frederick Miller, menciona que, el orden original preserva la ordenación física de los documentos guardados en carpetas, como parte de un sistema de archivo que ayuda a mantener la relación entre los grupos de documentos. Pero todavía no es posible discernir si este principio puede ser aplicable 100% a sistemas automatizados.

Quise traer este tema a colación, por que se presentan situaciones en muchas ocasiones, derivadas de decisiones de la alta dirección, disponibilidad de recursos, por volumen de documentación o directrices internas que no tienen nada que ver con la archivística, nos veremos enfrentados a realizar el diseño de estrategias de ordenación y recuperación de documentos de manera diferente para el soporte físico y electrónico.

"El orden original se relaciona principalmente con el mantenimiento de la documentación y los sistemas de archivo"